Primar Contabilidade agiliza acesso a documentos por meio de consulta remota, com redução de tempo e substancial economia com envio e impressão

Para otimizar o fluxo de informação, bem como agilizar processos para atender os prazos apertados da legislação contábil brasileira, atendendo com mais eficiência a demanda dos clientes de todo o Brasil, a Primar Contabilidade optou pela utilização de um software de gerenciamento de documentos. A empresa escolhida para o desenvolvimento de uma solução de GED foi a Ik1 Tecnologia, que implantou na empresa, em curto espaço de tempo, o software Wika, que permite, não só a consulta on-line pelos clientes através do site (www.primar.com.br), como acesso e download de arquivos para armazenamento e impressão.

O Wika veio atender a necessidade do rápido acesso às informações. De acordo com Alberto dos Santos, sócio-diretor da Primar, o principal benefício do software Wika foi a imediata disponibilidade de documentos aos clientes via Web. "Antes, todos os documentos tinham que ser impressos pelo escritório e enviados para o cliente via portador, Sedex ou courrier, o que tornava o processo administrativo mais lento e com maior número de etapas. Hoje, o cliente, pode acessar informações e relatórios contábeis remotamente, a qualquer dia e hora, apenas com a digitação de login e senha. Desta forma, o próprio usuário pode imprimir um mesmo documento quantas vezes necessitar e ainda mantém o registro em nosso sistema", explica o executivo.

Interface amigável

A Primar atende clientes em várias cidades e em outros estados. Com o envio e controle dos documentos pela Internet, a empresa criou um protocolo informatizado, uma forma de lembrete através de e-mails para o usuário, que dispensa confirmação. De acordo com Santos, a implementação foi imediata e a utilização intuitiva. "Foi instalar, configurar e utilizar. Qualquer pessoa que navega pela Internet utiliza a ferramenta software sem problema algum, pois a interface gráfica é bastante amistosa e o software muito intuitivo."

Santos informa que não houve resistência entre clientes e colaboradores. "O treinamento não durou mais do que 40 minutos. A única adaptação foi um ícone de acesso em nossa página na Internet". Ele ainda explica que não foram necessários gastos com aquisição de máquinas ou desenvolvimento, somente no licenciamento do software, por isso, o produto se pagou no momento em que começou a ser utilizado.

Clientes Satisfeitos

O diretor da Primar também comemora a satisfação dos clientes, que desde a implantação aprovaram o novo modelo. Por exemplo, Dimu Kon Beu, gerente administrativo da REXTUR Viagens e Turismo Ltda, passou a acessar as guias para recolhimento de tributos e outros documentos sobre contas a pagar com maior antecedência. Além disso, os informativos enviados pelo sistema agilizam a informação. Hoje, todo o tráfego de arquivos documentos é feito de forma on-line, com a vantagem de arquivamento seguro. "O índice de eficiência nos trâmites contábeis e burocráticos chegou a 99%", comemora o executivo. "Além disso, passamos a ter controle sobre quem teve acesso ou imprimiu documentos", complementa.

A Rubber Raizler, empresa da área promocional localizada em Porto Alegre também mudou a rotina administrativa com a utilização do Wika. De acordo com o gerente administrativo financeiro da empresa, Raul Martins, o setor de contabilidade recebe todas as informações que necessita via site "muito melhor que receber através do malote" (sic). O executivo explica ainda que o ganho de tempo é sensível e os pagamentos passaram a ser programados com antecedência. "Hoje o gerenciamento eletrônico é muito mais viável que o papel e temos muito mais agilidade", explica. "Além disso, tenho acesso aos documentos arquivados para obter históricos, bem como informações e guias de pagamentos futuros, que ficam arquivados de uma maneira muito mais organizada e segura, pois a chance de extravio é zero. Não deixamos mais pagamentos em aberto". Martins complementa que "tudo está ligado ao Wika, desde a parte tributária à folha de pagamentos, incluindo encargos sociais."

Sobre o Wika

O Software Wika é totalmente customizável e os documentos podem ser arquivados, protegidos, compartilhados ou acessados por um navegador Web padrão, inclusive em plataforma Linux, a partir de qualquer computador e em qualquer lugar. A tela de navegação pode ser alterada para proporcionar interfaces amigáveis e personalizadas. A ferramenta permite que o usuário - ou grupo de usuários - que deve receber a informação a ser compartilhada seja definido por meio de permissões parametrizadas.

O Wika permite a definição de prazos de vencimento e ainda informa que usuários ainda não tomaram conhecimento do documento e também quais já participaram do processo, ou seja, garante total controle sobre a informação e também sobre os usuários que interagem com o sistema. O processo também pode ser acompanhado através de e-mails enviados automaticamente pelo sistema, informando o status do documento.

• Principais características:
• Comunicação via Web -  Internet, Intranet e/ou Extranet;
• Permite o controle de documentos via web site;
• Interface totalmente customizável;
• Gerencia documentos em qualquer formato (DOC, TXT, HTML, PDF, entre outros);
• Multi-empresa;
• Multi-usuário;
• Proteção através de senhas (assinaturas digitais).

Sobre a Primar

A Primar Contabilidade iniciou suas atividades em 1988. Localizada num ponto estratégico, no centro da cidade de São Paulo, conta com time profissionais capacitados para suporte e atendimento. Dispõe de equipamentos de última geração e sistemas especializados para integração de módulos e procedimentos internos e externos, incluindo cópias de segurança atualizadas, que garantem a preservação de informações em qualquer situação.

Sobre a iK1

A iK1 é uma empresa especializada em soluções de TI e telecom on demand para o mercado corporativo. A partir da parceria com a estrangeira DrayTek, em meados de 2005, ingressou no ramo de produtos, com a comercialização de roteadores e equipamentos para redes, VPNs e VoIP, além de produtos próprios ou adaptados às necessidades do mercado brasileiro. A empresa está baseada em São Paulo, onde funcionam as áreas de distribuição, treinamento e suporte para canais, além de consultoria e fábrica de software.